YÖK'ten yapılan yazılı açıklamada, çalışma kapsamında bazı üniversitelerin transkript örnekleri incelenip üniversiteler ile istişareler yapılarak taslak bir transkript belgesinin oluşturulduğu belirtildi. Söz konusu taslak belgenin bütün üniversitelere gönderilerek, yetkililerinin görüş ve önerilerinin alındığı kaydedilerek, "YÖK’e iletilen bu öneriler doğrultusunda taslakta güncellemeler yapılarak belgeye son şekli verilerek bütün üniversitelere gönderildi. Bu çalışmaların ardından YÖK, kendi bilgi işlem sistemi ile üniversite bilgi sisteminin uyumunun sağlanarak YÖK’ün e-devlet sistemi üzerindeki alanından 'e-transkript belgesi'nin verilebilmesi için gerekli bütün veri girişlerinin bir ay içerisinde tamamlanması hususunda üniversitelere yazı yolladı" denildi.
'DİJİTAL ORTAMDA ÜCRETSİZ ALINABİLECEK'
E-transkript belgesi çalışmalarının, ekim ayının sonuna doğru tamamlanarak kasım ayı içerisinde öğrencilerin hizmetine sunulmasının planlandığı belirtilerek, "Çalışma bittiğinde ülkemizdeki devlet ve vakıf, bütün üniversitelerde hali hazırda öğrenci olan ve mezun olacak öğrenciler, yurt içinde ve yurt dışında istedikleri her yerden dijital ortamda çok kolay ve hızlı erişim sağlayarak, e-Devlet kapısı üzerinden e-transkript belgesini ücretsiz olarak alabilecekler. Önceki yıllarda mezun olan öğrencilerin transkript belgeleri ise üniversitelerin imkânları doğrultusunda yapılacak ek çalışmalar neticesinde bir müddet sonra e-Devlet sistemine yüklenecek. Yabancı dilde transkripte ihtiyaç duyulması halinde çok sayıda üniversite bu hizmeti sunamadığı için öğrenci ve mezunlar, transkriptlerini tercüme bürolarında para karşılığı tercüme ettirmektelerdi. Bu durum özellikle il dışından veya ülke dışından başvuru yapan öğrenci ve mezunlar için zaman ve maddi kayba yol açmakta idi. YÖK tarafından sağlanacak bu hizmet sayesinde öğrenciler tercüme masraflarından kurtulacağı gibi yatay geçiş yapması halinde e-transkript belgesine çok kolay erişim sağlayabilecek. Üniversiteler de bu çalışma sayesinde kırtasiye giderlerinden tasarruf ederek, personel ve iş yükü masrafını azaltacak" ifadesine yer verildi.
'OLASI SAHTE BELGELERİN ÖNÜNE GEÇİLEBİLECEK'
E-Devlet üzerinden verilecek belgenin kişi ve kurumlar açısından daha güvenli olacağı belirtilerek, şöyle denildi:
"Bu sayede sahte transkript belgelerinin çıkarılması neredeyse imkânsız hale gelecek. Çalışmanın tamamlanmasıyla öğrenciler internete erişim sağlayabildikleri her yerden e-Devlet aralığıyla barkotlu ve kare kodlu transkript belgesi alabilecek. Belgenin ibraz edildiği kurumlar ve kişiler söz konusu transkripti e-Devlet üzerinden barkod numarası ile veya YÖK Mobil uygulaması ile kare kod aracılığıyla doğrulayabilecek."